Como acelerar a aprovação de projetos de TI?

A habilidade de aprovação de projetos no setor de TI é uma das características mais importantes a ser delegada para um alto gestor da área de tecnologia. Com essa afirmação é possível entender sobre o que falaremos neste artigo, não é mesmo? Neste conteúdo que lerá, abordaremos as etapas que definem um projeto, desde sua construção até sua aprovação e lançamento, e quanto é importante a pesquisa prévia para composição de um produto qualificado e diferenciado dentro do mercado.

Uma coisa é fato: a área de TI dá suporte para várias outras – se não todas – áreas de negócio. E mesmo assim encontra dificuldades para conseguir a aprovação de investimentos sem uma profunda análise prévia que exponha claramente qual será o retorno. E para cada projeto é necessária uma explicação diferente aos altos executivos.

Se estamos falando em aprovação é sinal de que um projeto saiu ou está para sair da gaveta e ser entregue para o cliente, lançado internamente ou enviado ao mercado. Toda essa logística faz parte de um pacote chamado planejamento. Etapa importante que vem acompanhada de muita pesquisa de público, entendimento do mercado, investimento previsto, tempo de desenvolvimento, riscos envolvidos, ROI, entre outros tantos “checks” a serem construídos em equipe.

Especialmente em tempos em que o budget fica cada vez mais curto e por isso a competição entre as áreas internas de uma empresa aumenta, é essencial saber como “vender” um projeto e conseguir aprovar investimentos que tragam mais segurança e performance para a empresa por meio da TI.

Geralmente, projetos de TI possuem retornos intangíveis para pessoas que não são da área. Exatamente por esse campo ter características muito peculiares, os gestores desse setor têm uma grande missão: a de tornar palpáveis os benefícios de um projeto aprovado. Enquanto a equipe que anseia pelo projeto tem a missão de convencer o gestor de que vale o investimento naquele determinado software, por exemplo.

O planejamento completo de um projeto é responsável pela quantificação do tempo, verba e redução das incertezas relativas aos riscos e custos. Nessa etapa, todas as atividades precisam ser detalhadas, as entregas devem estar definidas, assim como as métricas de sucesso.

São estabelecidos os marcos principais do projeto, conforme critérios gerais (entrega de produtos finais) ou específicos (encerramento de uma fase ou um marco financeiro, por exemplo, data de faturamento).

Aqui na Ignus, por trabalharmos de ponta a ponta na inovação digital, oferecemos aos nossos clientes serviços fundamentais para essa etapa pré-desenvolvimento de software. Nossos desenvolvedores, designers e pessoas focadas em business mapeiam, utilizando diversas metodologias, todos os pontos essenciais para se ter uma ideia clara do projeto a ser realizado. Na fase de pesquisa, entregamos diagnósticos completos ou protótipos navegáveis que tangibilizam o projeto da solução digital e embasam as decisões a serem tomadas, acelerando o processo de aprovação interna.

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Algumas etapas necessárias

Iniciar um projeto do zero requer habilidades básicas de planejamento pois sabemos que qualquer projeto novo traz riscos e é totalmente necessário minimizá-los. Para isso é essencial realizar o mapeamento completo desses riscos e já mostrar soluções e caminhos possíveis.

Se todos os cenários forem apresentados com uma possível cobertura de mitigação de erro, com certeza essa questão será vista com mais confiança para quem aprovará o projeto, pois, dentro desse risco, já é calculado o possível prejuízo, caso este venha a ocorrer.

Existem fatores críticos para alcançar o sucesso de todos os objetivos desejados dentro de um projeto. Dificuldades, como capacidade de adaptação, agilidade, habilidades para gerenciamento do desconhecido, entre outras situações, são comuns em face do tamanho desafio.

Um ponto importante a ser levantado na hora de começar: pensar quais são as áreas que o projeto beneficiará. Desenhando isso, fica mais fácil buscar alianças para ganhar força diante da diretoria da empresa. A melhor saída é pontuar de forma clara como o projeto pode melhorar as rotinas de trabalho de equipes que, muitas vezes, não são as de TI.

Por mais benefícios que um projeto traga, ele jamais será aprovado sem que se prove que é viável financeiramente. Fato! Por isso é importante fazer uma análise para mostrar, em números, o potencial daquele projeto, quanto a empresa lucrará ou economizará, uma vez que for implantado. 

Ótimas ferramentas para alavancar a venda interna ou externa é determinar alguns indicadores financeiros que simplificam a tal viabilidade econômica, por exemplo: retorno sobre o investimento (ROI), que determina o potencial de retorno sobre quanto é investido; valor presente líquido (VPL), que indica o valor livre do seu fluxo de caixa durante a projeção de receitas; e paybacks, que determinam o momento em que o fluxo de caixa se torna positivo e o projeto passa a trazer lucros ou economia para a empresa.

 

Uma sugestão muito interessante que, por muitas vezes é uma solução para acelerar uma aprovação de um projeto de TI, é que, se uma empresa decide lançar um produto, é importante que teste a sua viabilidade. Assim surge o Minimum Viable Product (MVP) ou “produto mínimo viável”. Ou seja, qual é a versão mínima daquele produto? Algo além de um protótipo, com funcionalidades básicas que permite analisar se ele cumpre seu propósito.

Com ele, é possível testar a usabilidade, a aceitação, a eficiência e a comparação do produto com a concorrência. A partir da validação da ideia, ela pode ser aperfeiçoada com mais investimento.

Outras dicas importantes:

  • Buscar alinhamento de linguagem. Cada organização possui métricas próprias e uma conversa com os altos executivos, principalmente o CFO ou o gerente financeiro, é crucial para alinhar as métricas do novo projeto com o sistema de avaliação da empresa.
  • Fazer  o alinhamento do novo projeto com os KPIs existentes. Todas as empresas possuem indicadores de performance diferentes (key performance indicators) que servem para medir o desempenho dos principais processos. Os projetos que contribuem para a melhoria desses processos-chaves tem uma taxa consideravelmente mais alta de aprovação.
  • Estabelecer objetivos claros. Sabe-se que um dos principais problemas na aprovação de novos investimentos é a falta de clareza nos objetivos. Projetos sem um objetivo claro dificilmente são levados adiante. Uma das dicas é a utilização de algum tipo de framework para auxiliar nesta visualização.
  • Contratar a melhor empresa para o desenvolvimento do seu projeto. A fase da pesquisa é fundamental para você minimizar os erros tão comuns em desenvolvimento de software, por isso, não basta apenas contratar uma empresa de tecnologia para executar o que seu time acha que é importante. É necessário co-criar! Pesquisar, entender as dores do público real, validar com esse público. Definir tecnologia, plataforma, funcionalidades com bases reais. Esse é um passo pré-desenvolvimento e torna mais certo o caminho a seguir.
  • Investir em Benchmark e comunicação. Após superar os principais obstáculos – etapas nada fáceis – e garantir a aprovação de um novo projeto de TI, é hora de lançar mão da cartada final: mostrar onde projetos com o escopo semelhante obtiveram sucesso. O plano de comunicação é de extrema importância para a identificação dos grupos de audiência.

Na prática, como acelerar?

Pesquisas sobre a maturidade da área de projetos, boas práticas e metodologias indicam que quanto mais madura a empresa nesta área, melhores os resultados na execução dos seus projetos. Entretanto, ainda que uma organização adote as metodologias mais eficientes e modernas em gestão de projetos, é preciso atenção no dia a dia para evitar que seus esforços sejam desperdiçados de forma irracional.

Um exemplo de processo interno de sucesso com a qual trabalhamos aqui na Ignus é a chamada “Fase da Descoberta”, que tem como objetivos dar clareza sobre o produto digital a ser criado; alinhar os times envolvidos no projeto quanto às necessidades, prioridades e indicadores de sucesso do produto; minimizar riscos e incertezas no processo de desenvolvimento de software.

Além disso, apresentar uma visão geral do processo realizado com a participação integral do cliente e, se possível, de usuários e patrocinadores, e proporcionar um conjunto de dinâmicas colaborativas com foco na definição do produto, alinhamento das expectativas e diminuição dos riscos no desenvolvimento.

Pode-se também identificar tópicos macro como: personas; levantar objetivos claros; mapear funcionalidades; avaliar de risco e valor das funcionalidades para o negócio; fazer um roadmap de execução; pensar no “para que” aquele determinado produto servirá.

Entre todas as etapas citadas no texto, vemos que é possível gerir um projeto de diferentes formas. Porém, para ter a certeza de que o engajamento da liderança será grande e a aprovação vai ocorrer da forma mais rápida possível, planejar algo novo com personalidade vale a pena.

Essa procura pelas melhores empresas que desenvolvem softwares e grandes projetos de TI deve ser intensa. Quanto antes se começa a pensar em qualidade, mais sucesso terá o projeto no final. Se desde o início o mapeamento das possibilidades estiver à procura dos melhores profissionais, por exemplo, com certeza o engajamento da diretoria na hora da aprovação será certeiro e menos complexo.

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