Como concluir um projeto de TI dentro da verba?

Iniciar um projeto de TI não é nada fácil. Mais complexo ainda é desenvolvê-lo sem alterar a rota e valores finais do custo inicial orçado. Quem é da área sabe que esse é o grande gap existente.

Porém existem soluções para que esses tropeços não atrapalhem a entrega do produto final, uma vez que ele seja personalizado, de qualidade e cumpra as expectativas.

Dentro desse cenário, a primeira afirmação que podemos fazer é a de que um correto gerenciamento financeiro traz grandes benefícios, gerando resultados positivos e auxiliando estrategicamente nas tomadas de decisão. A meta de qualquer setor de uma empresa é sempre fazer mais por menos, ou seja, ter inovação e entregar valor, porém com baixo custo. Essa conta supera as expectativas de qualquer gerência.

Desafio aceito? É hora de o líder executivo de TI encarar os desafios ligados ao gerenciamento financeiro. São incontáveis os benefícios que uma gestão financeira de projetos de TI podem agregar, como trazer excelência aos projetos. Um cauteloso levantamento de custos, ingressos e desembolsos, e uma revisão de custos diretos e indiretos dos projetos, classificando-os como fixo, variável, semifixo/variável ou por degrau, são alguns dos itens que devem fazer parte desse desenho financeiro inicial.  

 

Contudo, é importante ressaltar que são muitas as variáveis dentro desse gerenciamento financeiro, principalmente porque projetos de TI não são estáticos, e mudanças de requisitos podem alterar, e em muito, os custos. A utilização de um banco de conhecimento (ou seja, lições aprendidas em projetos anteriores) são valiosas no auxílio à mensuração dos recursos, que, em muitas vezes, não são evidentes ou ainda não foram vislumbrados.

O gerenciamento financeiro traz grandes benefícios estratégicos para a organização, fornecendo subsídios para a direção na hora da tomada de decisão. Na hora de avaliar um investimento para projetos de TI, os custos definem se “vale à pena ou não” seguir em frente. Cabe salientar aqui que existem muitos projetos estratégicos desta área que não são vistos apenas pelo valor financeiro mas também pela imagem, captação de um cliente estratégico e aprendizado.

Os projetos de TI são considerados meios para alavancar os negócios de muitas empresa e, por isso, os riscos de perda de investimentos financeiros devem ser mínimos para que não sejam escolhidos projetos errados ou que apresentem resultados inadequados do ponto de vista custo-benefício.

Por isso o planejamento financeiro é muito importante, pois prevê quanto deve ser aportado em determinado período para que os objetivos sejam alcançados. É essencial desenvolver um orçamento com base nas metas e nos objetivos avaliados para o projeto e este processo ajudará as equipes a encontrar um foco para as prioridades.

Desafios

Os desafios são grandes mas se você contar com os melhores profissionais, empresas de tecnologias e ferramentas, os riscos diminuem consideravelmente. 

 

Criar um orçamento realista é essencial para que o gestor da área tenha conhecimento dos gastos que acontecerão no próximo período, permitindo que o fluxo de caixa não seja totalmente diferente do planejado. Definir as métricas que realmente importam para a realização do orçamento é primordial para avaliar a execução da governança de TI, criando projeções mais exatas para a entrada e saída de valores.

É essencial que o gestor conheça os indicadores de desempenho, tais quais: disponibilidade da infraestrutura, grau de eficiência do time e desempenho da segurança das redes utilizadas para que se esboce um planejamento embasado no que realmente ocorre na prática.

O acompanhamento das métricas durante a execução dos projetos ainda permite que se mensure o sucesso da operação e corrija-se rapidamente eventuais falhas ou imprevistos que possam vir a afetar o orçamento.

Lembre-se: qualquer projeto criado às pressas e sem nenhuma direção específica dificilmente terá sucesso. A gestão do orçamento é essencial para que se conheça as especificidades e seja possível que o projeto aconteça sem grandes problemas. Investir nas fases de pesquisa que antecedem a execução evitam gastos fora do previsto.

Ao se tomar ciência de que a execução veio exceder 10% da quantia prevista, por exemplo, é muito mais simples corrigir o curso do projeto e economizar valores do que quando se ultrapassa uma base de 50%. Qualquer administrador tem muito mais chances de manter o projeto a todo o vapor fazendo revisões frequentes dos planos iniciais, corrigindo trajetórias e atualizando preços de etapas, que ao executar um orçamento uma única vez e depois se esquecer de acompanhá-lo.

Outro fator essencial para que o projeto ocorra mais próximo ao planejado: manter a equipe informada sobre mudanças e processos envolvidos é crucial. Uma vez que o time está engajado, ele está mais participativo e fica disposto a pensar em conjunto ajustes rápidos sem tantos danos.

Nessa mesma linha de pensamento sobre o fluxo da comunicação, é importante lembrar que a previsão de orçamento deve ser comunicada toda vez que for alterada, ainda que seja pouco. Manter o time ciente de seu status fará com que cada um esteja sempre de olho em alterações de custos e permite que possam se alinhar às novas propostas a tempo.

Revisões periódicas em todas as etapas da construção de um projeto de TI acontecem e, por isso, sabe-se que é comum haver um aumento do escopo, o que gera atrasos na entregas.

À medida que a realidade não é capaz de corresponder àquilo que estava previsto no planejamento, milhares de fatores podem alterar a rota. Porém, depois de falar sobre as questões acima, a lição aprendida é a de que um planejamento prévio vale muito mais!

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